Política de tratamiento de datos personales

1. Objetivo y alcance

Esta política explica cómo INSCOLSST recolecta, usa, guarda, comparte y suprime los datos personales de estudiantes, aspirantes, empresas clientes, contactos comerciales, docentes, contratistas, proveedores y visitantes de su sitio web, y cómo los titulares pueden ejercer sus derechos. Aplica a todas las bases de datos que la institución maneja, en medios físicos y digitales, incluido el campus virtual XALUX.

2. Responsable del tratamiento

El área responsable de atender consultas y reclamos sobre datos personales es la Gerencia, en los canales anteriores.

3. Marco normativo

• Constitución Política de Colombia, artículo 15 (derecho al habeas data).
• Ley 1581 de 2012, régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015, Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 (antes Decreto 1377 de 2013), y Capítulo 26 sobre el Registro Nacional de Bases de Datos.
• Ley 1266 de 2008, en lo que resulte aplicable.
• Instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

4. Definiciones

• Dato personal: información que identifica o puede identificar a una persona natural.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud, biométricos, origen étnico u orientación sexual.
• Titular: la persona natural a quien se refieren los datos.
• Tratamiento: cualquier operación sobre los datos, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento; en este caso, INSCOLSST.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable, como un proveedor de hosting o de pagos.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.

5. Principios

INSCOLSST trata los datos personales con base en los principios de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

6. Datos que recolectamos

Los pagos en línea los procesa la pasarela de pagos contratada. INSCOLSST no almacena los números completos de tarjetas.

7. Finalidades

1. Gestionar la inscripción, matrícula, pago y acceso a los cursos y programas.
2. Desarrollar la formación: clases en vivo, actividades, evaluaciones, retroalimentación y soporte técnico.
3. Expedir certificados y permitir su verificación por parte de empresas y auditores mediante el código único del certificado.
4. Entregar a la empresa que pagó la formación los reportes de avance, aprobación y certificados de sus trabajadores.
5. Prestar los servicios de SST contratados y elaborar los informes correspondientes.
6. Expedir facturas, gestionar cobros y cumplir obligaciones contables y tributarias.
7. Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes.
8. Enviar información sobre cursos, servicios, eventos y novedades normativas, cuando el titular lo haya autorizado. El titular puede retirar esta autorización en cualquier momento.
9. Medir la satisfacción y mejorar la calidad de los programas.
10. Cumplir los reportes y requerimientos de la Secretaría de Educación, el Ministerio de Educación Nacional y demás autoridades.

8. Datos sensibles

INSCOLSST solo trata datos sensibles cuando es necesario para un servicio contratado, por ejemplo en investigaciones de accidentes de trabajo o en la aplicación de la batería de riesgo psicosocial. En esos casos:

• Informa al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles.
• Solicita autorización expresa e informa cuáles datos son sensibles y para qué se usarán.
• Restringe el acceso a los profesionales que prestan el servicio y aplica las reservas que exige la ley, como la reserva de la historia clínica y de los resultados individuales de la evaluación psicosocial.

9. Niñas, niños y adolescentes

Los cursos están dirigidos a personas mayores de edad. Si de manera excepcional se tratan datos de menores, se hará respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, y con la autorización de su representante legal.

10. Autorización

INSCOLSST obtiene la autorización del titular antes de tratar sus datos, por medio de la casilla de aceptación de los formularios del sitio web y del campus, de documentos físicos o de cualquier medio que permita su consulta posterior. No se requiere autorización en los casos que señala el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como los datos de naturaleza pública o los requeridos por una autoridad en ejercicio de sus funciones.

Cuando una empresa inscribe a sus trabajadores, declara que cuenta con la autorización de ellos para entregar sus datos a INSCOLSST con las finalidades de esta política.

11. Derechos de los titulares

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante INSCOLSST.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

12. Consultas y reclamos

El titular, sus causahabientes o su representante pueden enviar su solicitud al correo campus.xalux@hotmail.com o radicarla en la sede, indicando nombre, documento, dirección o correo de respuesta y la descripción de lo que solicita.

Si el reclamo está incompleto, se pedirá al interesado completarlo dentro de los 5 días siguientes. Si pasan 2 meses sin que lo complete, se entenderá que desistió.

13. Encargados y transferencias

Para operar, INSCOLSST usa proveedores que actúan como encargados: hosting del sitio y del campus, Microsoft 365 y Teams, pasarela de pagos, facturación electrónica y mensajería. Estos proveedores solo pueden tratar los datos para prestar su servicio y deben protegerlos. Algunos pueden almacenar información en servidores fuera de Colombia; en esos casos INSCOLSST verifica que ofrezcan niveles adecuados de protección conforme a la ley colombiana.

INSCOLSST no vende ni cede bases de datos a terceros.

14. Seguridad de la información

INSCOLSST aplica medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos: conexión cifrada en el sitio y el campus, control de accesos por usuario, contraseñas seguras, copias de respaldo y acuerdos de confidencialidad con el personal y los contratistas. Las medidas se detallan en la Política de uso de recursos digitales y derechos de autor.

15. Conservación de los datos

Los datos se conservan mientras sean necesarios para las finalidades descritas. Los registros académicos y los certificados se conservan de forma permanente, para permitir la expedición de duplicados y la verificación de autenticidad. Los datos contables se conservan por el tiempo que exige la ley.

16. Cookies y analítica

El sitio web puede usar cookies propias para su funcionamiento, por ejemplo para recordar el carrito de compras, y herramientas de analítica para medir visitas y mejorar el sitio. El visitante puede bloquear o borrar las cookies desde la configuración de su navegador, aunque algunas funciones podrían no operar correctamente.

17. Vigencia y cambios

Esta política rige desde su aprobación. Cualquier cambio sustancial se informará en el sitio web antes de aplicarse. Las bases de datos estarán vigentes mientras INSCOLSST desarrolle su objeto social. Cuando la ley lo exija, las bases de datos se inscribirán en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Andrés Felipe Agudelo Ospina
Representante legal
INSCOLSST S.A.S.

Fecha de aprobación
4 de noviembre de 2026